Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của các hội chợ thương mại, gian hàng triển lãm chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp, là điểm chạm đầu tiên quyết định ấn tượng trong tâm trí khách hàng và đối tác. Làm thế nào để gian hàng của bạn không bị lu mờ giữa hàng trăm đối thủ? Làm sao để biến một không gian hạn chế thành công cụ marketing mạnh mẽ, thu hút mọi ánh nhìn và thúc đẩy cơ hội kinh doanh?
Bài viết này, Phoenix OOH sẽ cung cấp lộ trình chi tiết về quy trình thi công booth chuyên nghiệp. Từ việc lựa chọn chiến lược, dự toán chi phí, lên kế hoạch thời gian đến các quy định kỹ thuật bắt buộc, chúng tôi sẽ trang bị cho bạn tất cả kiến thức cần thiết để xây dựng một gian hàng không chỉ đẹp về thẩm mỹ mà còn hiệu quả về mặt chiến lược.
Vượt ra khỏi vai trò của một không gian trưng bày đơn thuần, booth triển lãm là một công cụ marketing vật lý hiệu quả bậc nhất để định vị thương hiệu và tiếp cận trực tiếp khách hàng. Một gian hàng được đầu tư bài bản chính là một quyết định chiến lược nhằm củng cố hình ảnh doanh nghiệp, và việc thiết kế booth ấn tượng là yếu tố then chốt để thành công tại sự kiện.
Dựa trên mục đích sử dụng, có 3 loại booth chính:
Gian hàng Triển lãm/Hội chợ: Loại hình phổ biến nhất, tập trung vào việc trưng bày sản phẩm, tìm kiếm đối tác kinh doanh và củng cố hình ảnh thương hiệu tại các trung tâm triển lãm lớn.
Booth Quảng cáo/Sampling: Thiết kế nhỏ gọn, di động cao (thường bằng nhựa PVC), chuyên dùng cho các chiến dịch marketing tại điểm bán, sampling sản phẩm dùng thử tại siêu thị, trung tâm thương mại.
Kiosk Ngoài trời: Các quầy nhỏ đặt ở nơi công cộng, yêu cầu vật liệu có độ bền cao, chịu được thời tiết tốt như Composite để đảm bảo tuổi thọ và an toàn.
Quyết định đầu tư vào loại hình gian hàng nào là bước đi chiến lược đầu tiên, phản ánh mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp khi tham gia sự kiện.
Đây là gian hàng do Ban tổ chức dựng sẵn, thường có kích thước cố định là 3m x 3m x 2.5m. Một gói tiêu chuẩn đã bao gồm đầy đủ các tiện ích cơ bản như: biển tên công ty, vách ngăn, thảm trải sàn, 01 bàn thông tin, 02 ghế ngồi, đèn chiếu sáng, 01 ổ cắm điện 5Amp – 220V, và 01 sọt đựng rác.
Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí đáng kể, thời gian chuẩn bị rất nhanh, phù hợp cho doanh nghiệp lần đầu tham gia, có ngân sách hạn chế hoặc chỉ muốn khảo sát thị trường.
Nhược điểm: Hạn chế lớn về sáng tạo, thiết kế rập khuôn, khó tạo sự khác biệt và dễ bị trộn lẫn với hàng trăm gian hàng khác.
Với lựa chọn này, doanh nghiệp chỉ thuê mặt bằng đất trống từ Ban tổ chức và hoàn toàn tự do thiết kế, thi công gian hàng theo bản sắc thương hiệu riêng.
Ưu điểm: Tự do sáng tạo không giới hạn, giúp tạo ra một không gian độc đáo, ấn tượng mạnh mẽ và nâng cao nhận diện thương hiệu một cách vượt trội.
Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao hơn nhiều, đòi hỏi thời gian chuẩn bị dài, quy trình kỹ thuật phức tạp và phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt từ Ban tổ chức. Lựa chọn này không chỉ kéo theo chi phí thi công cao hơn mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt quy định nghiêm ngặt về kỹ thuật và an toàn, bao gồm cả việc ký quỹ một khoản tiền không nhỏ.
Một quy trình chuyên nghiệp, được hoạch định rõ ràng là chìa khóa để đảm bảo tiến độ, kiểm soát chi phí và giảm thiểu rủi ro cho dự án thi công gian hàng đặc biệt.
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% thành công của gian hàng. Bắt đầu sớm giúp bạn chủ động trong mọi tình huống.
1. Đăng ký mặt bằng: Nên thực hiện trước sự kiện ít nhất 8 tháng. Điều này không chỉ giúp bạn có quyền lựa chọn những vị trí đẹp mà còn có cơ hội nhận ưu đãi giá thuê. Về mặt chiến lược, hãy ưu tiên các gian hàng góc (nằm ở giao lộ hai lối đi), vì chúng mang lại khả năng tiếp cận khách tham quan từ hai hướng, dù có thể phát sinh thêm một khoản phí nhỏ.
2. Lên ý tưởng và mục tiêu: Xác định rõ thông điệp cốt lõi muốn truyền tải, phong cách thiết kế chủ đạo và mục tiêu kinh doanh cần đạt được tại sự kiện.
3. Lựa chọn đối tác thi công: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn một đơn vị thiết kế và thi công gian hàng chuyên nghiệp. Cảnh giác với các nhà thầu không uy tín có thể sử dụng vật liệu kém chất lượng hoặc chậm trễ tiến độ. Một đối tác đáng tin cậy sẽ cùng bạn thống nhất ý tưởng và đảm bảo chất lượng cuối cùng.
4. Duyệt thiết kế 3D: Đơn vị thi công sẽ trình bày bản vẽ mô phỏng 3D. Giai đoạn này cần sự phối hợp chặt chẽ để chỉnh sửa và phê duyệt bản vẽ cuối cùng.
5. Ký hợp đồng và chuẩn bị hậu cần: Sau khi chốt thiết kế, hai bên sẽ ký hợp đồng sản xuất. Đồng thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu marketing đi kèm như catalog, tờ rơi, quà tặng (POSM).
Dù đã chuẩn bị hàng tháng trời, thời gian lắp đặt thực tế tại trung tâm triển lãm rất ngắn, thường chỉ từ 3 đến 5 ngày đối với gian hàng đặc biệt. Áp lực về tiến độ trong giai đoạn này là rất lớn.
Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc phê duyệt bản vẽ kỹ thuật từ phía doanh nghiệp hoặc Ban tổ chức sẽ trực tiếp rút ngắn thời gian lắp đặt, dẫn đến chi phí làm việc ngoài giờ hoặc rủi ro về chất lượng.
Lập ngân sách cho một gian hàng đặc biệt đòi hỏi một cái nhìn toàn diện, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp. Dưới đây là các hạng mục chính cần dự trù:
Chi phí Thuê Mặt bằng: Thường là khoản chi lớn nhất, thay đổi tùy thuộc vào vị trí và diện tích.
Chi phí Thiết kế: Dao động tùy theo độ phức tạp của ý tưởng và uy tín của đơn vị thiết kế.
Chi phí Xây dựng & Thi công: Bao gồm chi phí vật liệu (gỗ, sắt, mica…) và nhân công lắp đặt. Đây là hạng mục chính trong các báo giá từ nhà thầu.
Chi phí Vận hành: Các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet trong suốt những ngày diễn ra sự kiện.
Chi phí Quảng cáo & Marketing: In ấn tài liệu, sản xuất quà tặng, các hoạt động hoạt náo tại gian hàng.
Chi phí Tuân thủ & Phí Quy định: Đây là các khoản phí bắt buộc do ban quản lý tòa nhà triển lãm thu đối với gian hàng đặc biệt. Chúng bao gồm:
Dưới đây là bảng báo giá gian hàng triển lãm tham khảo cho chi phí thi công (chưa bao gồm phí thuê mặt bằng):
Lưu ý: Mức giá trên chủ yếu dành cho phần kết cấu, vật liệu và nhân công thi công. Để có ngân sách tổng thể, doanh nghiệp cần cộng thêm các khoản chi phí lớn khác như thuê mặt bằng, phí quản lý, ký quỹ, và các hoạt động marketing đi kèm.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn và môi trường tại địa điểm triển lãm là bắt buộc. Vi phạm có thể dẫn đến bị phạt, đình chỉ thi công, hoặc thậm chí mất toàn bộ tiền ký quỹ. Tại các trung tâm lớn như SECC (TP.HCM), một số quy định quan trọng bao gồm:
Bảo hộ cá nhân: Tất cả nhân viên thi công phải mặc áo phản quang, đội nón bảo hộ và đi giày có quai hậu.
Bảo vệ cơ sở hạ tầng: Nghiêm cấm khoan, cắt, hoặc đóng đinh vào tường, nền, hoặc vách ngăn của tòa nhà. Các thiết bị có đế cứng phải được lót bằng cao su hoặc vật liệu mềm để bảo vệ sàn.
Vệ sinh môi trường: Cấm tuyệt đối việc đổ sơn, keo, hoặc bất kỳ chất lỏng nào xuống nền nhà và mương kỹ thuật. Cấm sử dụng các loại keo dán mạnh như “keo 502, Dog” lên tường hoặc sàn.
Kiểm soát bụi: Bắt buộc sử dụng máy chà nhám có chức năng hút chân không và máy hút bụi khi cắt gỗ để giảm thiểu bụi phát tán ra môi trường.
Sắp xếp vật tư: Vật tư thi công không được để dựa vào tường hoặc đặt gần các thiết bị phòng cháy chữa cháy của tòa nhà.
Việc thi công booth triển lãm không chỉ là một hạng mục chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào hình ảnh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tại sự kiện. Để gặt hái thành công, doanh nghiệp cần một sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên kế hoạch, dự toán ngân sách toàn diện, và quan trọng nhất là lựa chọn được một đối tác thi công chuyên nghiệp và am hiểu các quy định kỹ thuật phức tạp.
Một gian hàng được đầu tư bài bản, đúng chiến lược sẽ là thỏi nam châm thu hút khách hàng, giúp bạn nổi bật giữa đám đông và đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Xem thêm
