Quy trình triển khai quảng cáo ngoài trời toàn diện A-Z
- Ngày:
Khi di chuyển trên các tuyến đường sầm uất, chúng ta thường bị thu hút bởi những tấm biển quảng cáo ngoài trời (OOH) đầy màu sắc và ấn tượng. Chúng không chỉ là một phần quen thuộc của cảnh quan đô thị mà còn là công cụ marketing mạnh mẽ, giúp thương hiệu tiếp cận hàng triệu khách hàng mỗi ngày. Nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào một tấm billboard khổng lồ được dựng lên một cách an toàn và đúng luật?
Việc triển khai không chỉ đơn giản là treo một tấm biển. Đằng sau mỗi chiến dịch thành công là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa chiến lược, pháp lý và kỹ thuật. Với kinh nghiệm triển khai nhiều chiến dịch quảng cáo ngoài trời, Phoenix OOH xin chia sẻ toàn diện về quy trình triển khai quảng cáo ngoài trời tại Việt Nam, dẫn dắt bạn đi qua từng giai đoạn từ khâu lên ý tưởng đến khi hoàn thiện.
Giai đoạn 1: Nghiên cứu và lập kế hoạch
Thành công của mọi chiến dịch OOH đều bắt nguồn từ một nền tảng chiến lược vững chắc. Việc đầu tư thời gian và nguồn lực vào nghiên cứu kỹ lưỡng ở giai đoạn đầu tiên này sẽ quyết định hiệu quả của toàn bộ chiến dịch, đảm bảo ngân sách được sử dụng một cách tối ưu và đúng mục tiêu.
Nghiên cứu thị trường và khách hàng tiềm năng
Đây là yếu tố tiên quyết và quan trọng nhất. Theo các chuyên gia từ Phoenix OOH, việc xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu họ là ai, thói quen và hành vi của họ ra sao, khu vực họ thường xuyên xuất hiện, sẽ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực quảng cáo đúng nơi, đúng chỗ, tối đa hóa khả năng tiếp cận.
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Vận dụng triết lý “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, việc tìm hiểu và phân tích các chiến dịch OOH mà đối thủ đang thực hiện là vô cùng cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm từ thành công hay thất bại của họ mà còn là cơ sở để tìm kiếm sự khác biệt, tạo ra những chiến dịch sáng tạo và nổi bật hơn trên thị trường.
Xác định mục tiêu chiến dịch
Mục tiêu cốt lõi của quảng cáo ngoài trời là đưa thương hiệu phủ sóng rộng rãi và khắc sâu vào tâm trí người tiêu dùng một cách tự nhiên. Với khả năng tiếp cận lặp đi lặp lại trong một thời gian dài (hàng tháng, thậm chí hàng năm), OOH giúp xây dựng lòng tin và sự quen thuộc, biến thương hiệu trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của khách hàng.
Lựa chọn hình thức và địa điểm
Thị trường OOH tại Việt Nam rất đa dạng với nhiều hình thức phổ biến như biển quảng cáo tấm lớn (Pano, Billboard), quảng cáo trên phương tiện giao thông (xe buýt, taxi), màn hình LED kỹ thuật số, hay các sự kiện lưu động như roadshow. Việc lựa chọn hình thức và địa điểm phải hoàn toàn phù hợp với mục tiêu chiến dịch và đối tượng khách hàng đã xác định để đạt hiệu quả cao nhất.
Với nền tảng chiến lược đã được xác lập, chiến dịch giờ đây bước vào giai đoạn thử thách nhất: điều hướng mê cung pháp lý để đưa ý tưởng ra thực tế.
Giai đoạn 2: Hoàn thiện giấy tờ thủ tục pháp lý
Đây là giai đoạn phức tạp và có thể gây nhiều khó khăn nhất trong quy trình triển khai quảng cáo ngoài trời. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính và tài chính mà còn đảm bảo an toàn cho cộng đồng và mỹ quan đô thị.
Để thực hiện đúng luật, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật quan trọng sau:
Quy trình xin giấy phép quảng cáo ngoài trời Việc xin giấy phép là một thủ tục bắt buộc đối với nhiều hình thức quảng cáo ngoài trời.
Xác định trường hợp cần xin phép
Không phải mọi hình thức OOH đều cần giấy phép xây dựng. Theo Luật Quảng cáo 2012, các trường hợp BẮT BUỘC phải xin giấy phép xây dựng bao gồm:
- Bảng quảng cáo đứng độc lập có diện tích một mặt từ 40m2 trở lên (Billboard).
- Biển quảng cáo gắn vào công trình có sẵn có diện tích một mặt trên 20m2 (Pano).
- Màn hình chuyên quảng cáo ngoài trời có diện tích một mặt từ 20m2 trở lên.
- Trong khi đó, các hình thức như quảng cáo trên taxi, xe buýt (dưới 50% diện tích bề mặt) không cần xin giấy phép nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định khác của luật.
Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ xin cấp phép đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác về mặt pháp lý. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép xây dựng công trình quảng cáo.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Maquette (ấn phẩm) quảng cáo in màu, có đóng dấu xác nhận.
- Hợp đồng thuê địa điểm quảng cáo có giá trị pháp lý.
- Văn bản thỏa thuận về quy hoạch của Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với các công trình quảng cáo tấm lớn.
- Bản vẽ thiết kế kỹ thuật của công trình quảng cáo.
Sự phức tạp và yêu cầu pháp lý chặt chẽ của bộ hồ sơ này là lý do chính khiến hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và đúng luật.
Nộp hồ sơ và thẩm định
Hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (hoặc Sở Văn hóa – Thông tin) của địa phương. Cơ quan chức năng sẽ tiếp nhận, thẩm định và trả lời trong vòng 10-15 ngày làm việc. Thực tế cho thấy, đây là một quy trình không hề đơn giản. “…thủ tục xin giấy phép quảng cáo ngoài trời này lại không hề đơn giản bởi hồ sơ và thủ tục lại khá rắc rối, quy trình lại nhiều bước.”
Theo chuyên gia của Phoenix OOH:
Quá trình xin giấy phép ẩn chứa nhiều rủi ro có thể làm trì hoãn toàn bộ chiến dịch. Các sai lầm phổ biến bao gồm: hồ sơ không đầy đủ, maquette quảng cáo vi phạm quy định về nội dung, đánh giá thấp thời gian xử lý của cơ quan chức năng, và đặc biệt là không nắm rõ các quy định đặc thù của từng địa phương. Những thiếu sót này không chỉ gây mất thời gian mà còn có thể dẫn đến các khoản phạt tài chính theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và tiến độ của chiến dịch.
Một khi đã có giấy phép trong tay, những rào cản hành chính được gỡ bỏ, mở đường cho giai đoạn sáng tạo và sản xuất.
Giai đoạn 3: Thiết kế, sản xuất maquette, TVC quảng cáo kĩ thuật số
Đây là giai đoạn biến chiến lược và các ý tưởng sáng tạo thành sản phẩm hữu hình, sẵn sàng cho việc thi công. Chất lượng của maquette và sản phẩm in ấn sẽ quyết định trực tiếp đến ấn tượng của người xem đối với thương hiệu.
- Thiết kế Maquette (ấn phẩm quảng cáo): Maquette là “bộ mặt” của chiến dịch. Một thiết kế hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố cốt lõi: hấp dẫn, ấn tượng, thông điệp rõ ràng, và dễ ghi nhớ chỉ trong vài giây. Đặc biệt, nội dung thiết kế phải tuân thủ nghiêm ngặt luật quảng cáo ngoài trời, chẳng hạn như nội dung bắt buộc phải có tiếng Việt và không được sử dụng các từ ngữ như “nhất”, “số một”, “tốt nhất” nếu không có tài liệu hợp pháp chứng minh.
- Sản xuất và In ấn: Sau khi maquette cuối cùng được doanh nghiệp phê duyệt, đơn vị quảng cáo sẽ tiến hành in ấn tại xưởng. Các vật liệu phổ biến bao gồm bạt Hiflex, decal… tùy thuộc vào hình thức quảng cáo. Chất lượng in ấn là yếu tố cực kỳ quan trọng, đảm bảo màu sắc sắc nét, hình ảnh chân thực và độ bền cao trước các tác động của thời tiết.
Với maquette hoàn chỉnh trên tay, thách thức tiếp theo chuyển từ xưởng in sang công trường: giai đoạn thi công quảng cáo ngoài trời đầy rủi ro và đòi hỏi kỹ thuật cao.
Giai đoạn 4: Thi công các sản phẩm quảng cáo OOH
Đây là giai đoạn “lời nói đi đôi với việc làm”, nơi bản vẽ kỹ thuật và các tính toán phức tạp được chuyển hóa thành một công trình thực tế. Bất kỳ sai sót nào ở giai đoạn này không chỉ ảnh hưởng đến thẩm mỹ mà còn đe dọa trực tiếp đến an toàn cộng đồng. Đặc biệt đối với các biển quảng cáo tấm lớn, yếu tố an toàn kết cấu là ưu tiên hàng đầu.
Một nghiên cứu khoa học chuyên sâu đã chỉ ra rằng nguyên nhân chính gây ra các hư hỏng, sụp đổ của các công trình Pano, Billboard là do việc tính toán tải trọng gió tác động lên pano chưa chính xác. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc thiết kế và thi công dựa trên cơ sở kỹ thuật vững chắc.
Theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 17:2017/BXD, việc thi công và lắp đặt phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật quan trọng sau:
- An toàn kết cấu: Toàn bộ hệ thống móng, cột, và khung đỡ phải được tính toán kỹ lưỡng để chịu được các yếu tố bất lợi nhất từ môi trường, đặc biệt là tải trọng gió.
- Vật liệu: Phải sử dụng các vật liệu bền, không cháy, và có khả năng chống ăn mòn để đảm bảo tuổi thọ và an toàn cho công trình.
- An toàn điện và chiếu sáng: Hệ thống chiếu sáng phải đảm bảo an toàn tuyệt đối, có biện pháp phòng chống cháy nổ và phải được trang bị hệ thống chống sét theo tiêu chuẩn.
- Vị trí lắp đặt: Phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khoảng cách tối thiểu với mép đường, chiều cao, và tuyệt đối không được che khuất tầm nhìn giao thông hay các biển báo công cộng.
Đây chính là lúc chuyên môn của các đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp phát huy tác dụng. Họ sở hữu đội ngũ kỹ sư có chứng chỉ và kinh nghiệm để thực hiện các tính toán kết cấu phức tạp, đảm bảo tuân thủ mọi quy chuẩn kỹ thuật – một nhiệm vụ mà các đội ngũ marketing nội bộ không thể đảm nhận.
Lưu ý từ chuyên gia của Phoenix OOH:
Chiến dịch Trong khi thiết kế maquette thu hút sự chú ý, an toàn kết cấu mới là yếu tố quyết định sự tồn tại của chiến dịch. Một sai sót trong tính toán tải trọng gió không chỉ làm lãng phí toàn bộ ngân sách đầu tư khi công trình bị hư hỏng, mà còn gây ra rủi ro nghiêm trọng về an toàn công cộng. Hậu quả có thể là những vụ kiện pháp lý tốn kém và quan trọng hơn là tổn hại không thể khắc phục đối với uy tín thương hiệu. An toàn là trách nhiệm không thể thỏa hiệp.
Để tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể tham khảo chi tiết về luật quảng cáo ngoài trời. Khi công trình đã sừng sững tại vị trí, công việc vẫn chưa kết thúc. Giai đoạn cuối cùng là để đảm bảo chất lượng và duy trì giá trị đầu tư.
Giai đoạn 5: Nghiệm thu và Bảo hành quảng cáo ngoài trời
Quy trình triển khai quảng cáo ngoài trời không kết thúc ngay sau khi lắp đặt. Giai đoạn cuối cùng này có vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng công trình và duy trì hiệu quả hình ảnh của chiến dịch trong suốt thời gian diễn ra.
- Nghiệm thu: Sau khi hoàn tất thi công, đơn vị quảng cáo sẽ cung cấp báo cáo nghiệm thu chi tiết, bao gồm hình ảnh và video thực tế tại vị trí lắp đặt. Doanh nghiệp sẽ tiến hành giám sát trực tiếp để kiểm tra chất lượng thi công, sự chính xác của maquette và ký biên bản nghiệm thu cuối cùng.
- Bảo hành: Công tác bảo hành là cam kết về chất lượng của đơn vị quảng cáo. Trong suốt thời gian hợp đồng, họ có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, bảo trì và sửa chữa maquette nếu phát sinh các sự cố không mong muốn như rách, bạc màu, hay hư hỏng do thời tiết. Điều này đảm bảo hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp luôn xuất hiện một cách hoàn hảo và chuyên nghiệp nhất trong mắt công chúng, duy trì hiệu quả đầu tư của chiến dịch.
Kết luận
Như vậy, quy trình triển khai quảng cáo ngoài trời là một hành trình gồm 5 giai đoạn chính: từ xây dựng nền tảng chiến lược, vượt qua rào cản pháp lý, hiện thực hóa ý tưởng, đối mặt thử thách kỹ thuật, cho đến đảm bảo chất lượng cuối cùng. Có thể thấy, việc triển khai một chiến dịch OOH thành công không phải là một công việc đơn giản mà là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa tư duy chiến lược marketing, sự am hiểu sâu sắc về pháp lý, năng lực thiết kế sáng tạo và chuyên môn kỹ thuật xây dựng vững vàng.
Để đảm bảo mọi khâu được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả và đúng pháp luật, việc hợp tác với một đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp và uy tín như Phoenix OOH là một lựa chọn chiến lược. Họ sẽ là đối tác đồng hành, giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức để đưa thương hiệu tỏa sáng.
Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng theo quy trình trên, chiến dịch quảng cáo ngoài trời tiếp theo của bạn đã sẵn sàng để tỏa sáng và chinh phục khách hàng chưa? Nếu bạn còn thắc mắc về quy trình triển khai OOH, hãy liên hệ Phoenix để được tư vấn chi tiết nhé!
Xem thêm:
Quảng cáo ngoài trời là gì? Tổng quan & lợi ích
